Cómo crear tu propia empresa

 

1. Introducción

La Complejidad del Comercio y la Industria competitiva moderna, demanda de administradores experimentados, que tengan conocimientos del personal a cuyo cargo están, esto prevalece a cualquier nivel en una empresa, debido a que hoy más que nunca, las sociedades mercantiles, se enfrentan al reto de desarrollar nuevos mercados y recursos.

Es evidente que el fin principal del empresario Directivo debe ser conseguir un negocio rentable, pero, esto solo se puede lograr mediante el desarrollo de un plan de acción eficaz, comunicando las normas del plan a todo el personal y posteriormente asegurándose por medio de supervisiones y CONTROLES de que constantemente se observan las normas de eficacia operativa y demás precauciones. Por lo general, los miembros de las pequeñas y medianas empresas que ofician de Directivos, no son expertos en campos de producción tan diferentes como contabilidad, mercadeo, administración, tributación, por lo tanto tienen necesidad de confiar en profesionales especialistas en tales materias, pero sin embargo, como el Directivo es al final el responsable de la buena marcha ante terceros e incluso ante el público, es deseable y necesario que tenga un conocimiento general del objeto y funcionamiento de los diversos controles que han sido proyectados para su ayuda y cuya amplitud no tiene más limites que los propios deseos de los directivos.

2. Elementos de contabilidad general

Las personas, al tomar la determinación de establecer un negocio, lo primero que hacen es un proyecto así sea de la manera mas rudimentaria, pero hacen un proyecto, luego establecen la empresa cumpliendo con los aspectos legales ante las distintas instituciones como ser:

- Inscripción al S.N.I.I. para obtener el R.U.C. bajo cualquiera de las modalidades, vale decir, bajo el régimen simplificado o régimen general
- Inscripción a la Alcaldía para obtener el padrón municipal de funcionamiento y pago de autorización de letrero.
- Inscripción ante el ministerio de trabajo
- Inscripción en el SENAREC. Con la reserva del rotulo comercial
- Inscripción ante la entidad de salud C.N.S. (empresa y Trabajadores)
- Inscripción ante las entidades de administración de fondos A.F.P.s
- Inscripción ante la cámara correspondiente.

La contabilidad, sirve principalmente a hombres y mujeres de empresa, como un valioso instrumento de información para la toma de decisiones. Para las personas que han determinado establecer una empresa o negocio, su aprendizaje es condición inexorable para poder tener criterio y control sobre lo que es suyo o de terceras personas.

3. Fundamentos de la contabilidad

Los orígenes de la contabilidad, según algunos autores se remontan a los años 3600 a 4000 antes de Cristo. Entre las primeras formas de anotación contable, se tiene entre otras las Pizarras Babilónicas, el Quipus, etc. (Contabilidad al alcance de todos de E. Fernández)

Algunos autores hacen narración de que las primeras evidencias de un sistema casi completo de Teneduría de libros se halló en los registros a dos cartularios de un mercader de Génova. A partir de esa fecha en adelante, existen evidencias de que la partida doble comenzó a utilizarse simultáneamente en varios centros de comercio Italianos.

Con el transcurso del tiempo, con la revolución industrial y la aparición de grandes empresas que dio lugar a un complejo mundo de interrelaciones económicas, la contabilidad avanzó a pasos gigantescos hasta llegar a nuestros días, en el que la complejidad de dichas interrelaciones, hace que se requiera mayor y mejor información contable. De ahí que, la contabilidad se hace sumamente necesaria e importante pues, a través de la información que se obtiene de ella, los miembros de una sociedad tienen las bases necesarias y suficientes para la toma de un sin número de decisiones de negocios empresariales. (Contabilidad Básica de Juan Funes)

Etimología y Concepto de contabilidad.

ETIMOLOGIA:
Etimológicamente el término contabilidad deriva del latín "COMPUTARE" que significa contar o computar (Eduardo Fernández- Contabilidad Comercial).
DEFINICION:
La A.I.C.P.A.(Instituto Interamericano de Contadores titulados), en 1941 dio la siguiente
Definición: "Es el arte de registrar, clasificar, y resumir de una manera significativa y en términos monetarios las transacciones y eventos mercantiles que son cuando menos en parte de carácter financiero así como de interpretar sus resultados" (Contabilidad Básica de Juan Funes)

Objetivo de la Contabilidad.
El objeto es el de comunicar información económica y financiera a interesados externos e internos respecto a una unidad económica, llegando a ser el instrumento más confiable en el cuál basarán sus decisiones los diferentes usuarios.

Campos de Aplicación.
Aplicada a la macroeconomía, suministra información de la realidad económica de una nación.(contabilidad nacional)

En el terreno micro económico, la contabilidad se aplica y se debe aplicar en todas las unidades empresariales que es el que nos ocupará en el desarrollo del presente seminario. Procurando hacer resaltar, como ES POSIBLE o como se debe aplicar en la pequeña y micro empresa, artesanal, agrícola, o comercial, pudiendo ser clasificadas de acuerdo al ramo al que pertenecen en: Comerciales, industriales, servicios, extractiva, por las características propias de este tipo de actividades.

Ecuación fundamental.
La igualdad que representa esta Ecuación es:
A = P + C

A partir de esta formula, se puede encontrar convinaciones cuando se desconoce alguno de los elementos.
Activo.- Representa el conjunto de bienes, valores y derechos de propiedad de la entidad.
Pasivo.- Representa el conjunto de obligaciones de la unidad empresarial pendientes de pago a una fecha determinada y, que están a cargo de la empresa.
Capital.- Es igual al PATRIMONIO, ya que representa la parte del capital invertido por los dueños de una empresa, que luego del resultado de las operaciones efectuadas, éste obtendrá utilidades o perdidas que incrementará o decrementará el capital Inicial.

4. Formas de financiemiento

En cuanto a su organización las empresas pueden ser:
Unipersonales.
Sociedades Colectivas.
Sociedades de responsabilidad Limitada.
Sociedad en comandita simple.
Sociedad en comandita por acciones.
Sociedades Anónimas
Sociedades Accidentales.

El financiamiento de los capitales de las empresas esta dado por las siguientes modalidades:
APORTE PROPIO

EMPRESA UNIPERSONAL
- Aporte del propietario, de recursos propios que esta declarado como capital unipersonal
- Aporte del propietario mediante préstamo bancario. Lo cual significa que el propietario no tiene capital propio, su pasivo está conformado por una Obligación es decir su capital es de terceros.

EMPRESA S.R.L.
En este tipo de empresas su financiamiento esta dado por los aportes de los socios, las mismas se denominan "CUOTAS DE CAPITAL." Que de acuerdo al código de comercio debe ser de Bs. 100 o múltiplos de 100. Esta forma de financiamiento tiene además características propias y una serie de normas que están descritas en la forma de constituir empresas de responsabilidad Limitada.

EMPRESA S.A
El Financiamiento mediante la conformación de Sociedades Anónimas, es una forma muy eficiente de recaudar capitales para conformar grandes empresas.

Los aportes están conformados por certificados de aportaciones que se denominan "ACCIONES DE CAPITAL" y que de acuerdo al código de Comercio tienen valores de Bs. 100 o múltiplos de 100. La responsabilidad para los directores es solidaria y mancomunada y de los socios aportantes es solo hasta el limite de sus aportes.

Es también aplicable a las pequeñas empresas por cuanto permite la conformación de la misma con una forma de crédito a largo plazo sin presiones bancarias para las amortizaciones.
Su control requiere de una buena organización y transparencia en su manejo.
La responsabilidad es solo hasta el limite de las acciones.

APORTE CON FINANCIAMIENTO BANCARIO
Esta forma de financiamiento en las empresas, se da cuando el propietario acredita las suficientes garantías patrimoniales o personales como para acceder y ser sujeto de crédito. El mismo estará sujeto a:
- Tasa de interés, que normalmente es anual.
- Plazo del crédito. Trimestral, semestral o anual
- Forma de amortización Mensual, trimestral, semestral
- Tipo de moneda de la operación.
- Numero de operación y fecha de desembolso.

APORTES Y DONACIONES DEL EXTERIOR.
Esta forma de financiamiento se da en aquellas empresas que puedan lograr calificar para ser objeto de una donación; en el país existen fondos recibidos de países amigos, para fomentar a la micro empresa o a la pequeña industria productiva por medio de O.N.Gs. en algunos caso en forma directa y son donaciones en la mayoría de los casos, a fondo perdido pero que la mala administración de los organismos de gobierno no permite fácil acceso quedando en algún lugar que no se sabe explicar.
Ejemplo, de programa de calculo de interés y amortización ante el banco o ante una entidad financiadora.

TRANSACCIONES COMERCIALES
¿Qué es una transacción?.- Es la sucesión de eventos, en el mundo económico de los negocios, reconocido mediante el egistro de un asiento contable, dicho de otra forma es el registro de una operación mercantil que afecta a los elementos de la ecuación fundamental.

La cuenta.- La cuenta es una clasificación metódica y ordenada de operaciones similares bajo un título común y apropiado donde se registran los cargos y abonos de dichos títulos. Ejemplo: la cuenta caja, ventas, etc.

La partida doble.- Los registros contables están basados en el principio de la lógica denominada "Ley de la Causalidad" postulado que consiste en la causa y efecto de las cosas. Ejemplo Determinados "empleos" requerirán determinados "recursos"

El DEBE y El HABER de las cuentas.

EL DEBE.- Son las cifras que se anotan en el lado izquierdo de la cuenta, se denominan cargos o débitos y la acción de registrar dichas cuentas, se conoce con el denominativo de "cargar la cuenta".
EL HABER.- Las cifras registradas al lado derecho se llama créditos o abonos y la acción de anotar un crédito en la cuenta se denomina "acreditar o Abonar" la cuenta.

A.- Reglas para Debitar y Acreditar las cuentas.- El registro de cuentas al Debe o al Haber, requiere de análisis de la causa de la operación para generar la cuenta y el procedimiento para cargar y acreditar las cuentas, se basa en la ecuación contable en el balance, para explicar esta técnica recurrimos a dar un ejemplo en los mayores en "T"

Los estados financieros están compuestos por elementos que se ha mencionado en la ecuación contable fundamental,
A= P+C
A esta ecuación debe agregarse dos elementos más que son los INGRESOS y LOS EGRESOS, entonces, la ecuación completa con todos sus elementos viene dada por:

A= P+C+I-E

A) Activo.- Las cuentas del Activo, aumentan cuando se registra al lado izquierdo DEBE y disminuyen cuando se registran al HABER o lado derecho. Su saldo se presenta al DEBE.
B) Pasivo.- Las cuentas del Pasivo, aumentan cuando se registran al lado derecho, es decir al HABER y disminuyen, cuando se registran al lado izquierdo, o sea al DEBE. Su saldo es al lado HABER.
C) Capital.- La cuenta "capital", representa la deuda que tiene la empresa para con el propietario o los socios, aumenta cuando se registra al lado derecho o HABER y disminuye, cuando se registra al lado izquierdo o DEBE (perdidas) su saldo es al lado HABER.
D) Los Ingresos.- Esta cuenta tiene movimiento cuando se suscita una operación de venta, o algún evento que implique ganancia para la empresa. En cuanto a registro tiene similitud con las cuentas del pasivo.
Aumenta cuando se registra al HABER es decir al lado derecho, y disminuye cuando se registra al lado izquierdo o sea al DEBE, su saldo es al lado haber. Incrementan al patrimonio de la Empresa.
E) Los Egresos.- Las cuentas de gastos, aumentan cuando se registra al lado izquierdo, al DEBE y disminuyen cuando se registran al lado HABER, el saldo que presenta es al DEBE y en estas circunstancias, disminuyen el patrimonio, debido a que son las cuentas que generan las perdidas.

Aspectos formales
Objetivo

La contabilidad debe cumplir la función de control de una entidad o ente, para que esto se cumpla de esa manera, en necesario que toda transacción este respaldada con la documentación respectiva. En una verificación ulterior o revisión, ello permitirá:

Actuar, como elemento de entrada de información de la empresa.
Permitir, en caso necesario, la prueba de la existencia de determinadas transacciones y de las condiciones inherentes a la misma, ya sea: En caso de controversia con terceros o, a requerimiento del Estado por motivos de fiscalización en materia impositiva, laboral, de control de precios. Etc.

Documentos Mercantiles.
La documentación respaldatoria, se refiere a diferentes formularios utilizados en el desarrollo de las actividades contable administrativa, de ventas y de producción, estos documentos mercantiles son:
Notas de venta,
Facturas de compra,
Tarjetas de control de existencia de productos o mercaderías,
Tarjetas de control de asistencia del personal,
Papeletas de depósito.
Cheques.
Notas de cargo,
Notas de abono.
Notas de Remisión.
Comprobantes de ingreso.
Comprobantes de Egreso.
Recibos de caja.
Letras de cambio.
Conocimiento de embarque.
Boleta de Garantía.
Pólizas de importación.
Pólizas de exportación.
El Giro de dinero de una plaza a otra.
La acción

Todos estos son documentos en que esta basado el movimiento mercantil, los mismos, suelen ser los documentos empleados para contabilizar y respaldar las transacciones en los libros y registros contables de una empresa pequeña mediana o grande.

El objetivo.- Lograr un control interno riguroso de todas y cada una de las transacciones comerciales.

5. Plan general de cuentas

Introducción.
Es importante conocer las clases de cuentas que pueden emplearse en un sistema contable.
"Un plan de cuentas es el ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se sirve el sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines"

El plan de cuentas es un listado donde se muestran clasificadas las cuentas y codificados en cuentas de Activo, de Pasivo, cuentas de Orden y cuentas de egresos y cuentas de ingreso.

La cantidad de cuentas y el nombre de algunas cuentas, estará en función a la naturaleza de la empresa y en función al tipo de empresa, así una contabilidad comercial tendrá algunas cuentas que no será igual de utilizable en la contabilidad industrial y estas dos no tendrán algunas cuentas que son necesarias en contabilidad industrial.

Cuentas de Balance.

También llamadas reales, son las que reflejan información relacionada con la situación financiera de la entidad a una determinada fecha, mantienen registros continuos, razón por la que se las considera permanentes.
Estas cuentas representan a los activos, pasivos y patrimonio que posee un ente.

Cuentas nominales o de Resultado. (perdidas o Ganancias)
Registran cuentas que por lo general representan ingresos o egresos ocasionados en un periodo determinado de tiempo.
Los INGRESOS surgen como efecto de las venta de mercaderías, prestación de servicios, por intereses ganados, alquileres percibidos etc.
Los EGRESOS representan el costo que originan el uso de las cosas o servicios con la finalidad de generar los ingresos.

Cuentas de Orden.

Son las que tienen por objeto registrar el movimiento de valores que se hallan en una situación especial, tienen doble carácter, puesto que al hacer figurar en el activo una cuenta de esta clase para poner de relieve la situación especial de un valor determinado, ha de compensarse en el pasivo con otra cuenta, también de orden, que le sirva de contrapartida. Estas cuentas se clasifican como cuentas transitorias.

El Plan de cuentas.- La codificación que normalmente se utiliza en la elaboración del plan de cuentas contable puede ser: Numérico, Alfabético y Alfanumérico.
A continuación se presenta un plan de cuentas con codificación numérica que puede ser aplicado sin dificultad alguna en el ejercicio práctico a lo largo de trabajo.

1 ACTIVO. 1er nivel
11 ACTIVO CORRIENTE 2do nivel
111 DISPONIBLE 3er nivel
11101 CAJA 4to nivel
11102 BANCOS 4to nivel
1110201 Banco Mercantil 5to nivel
1110202 Banco de Crédito 5to nivel
1110203 ....................
112 EXIGIBLE
112 CUENTAS POR COBRAR
11201 Clientes
1120101 Cliente Sr. XX
1120102 Cliente Sr. yy.
113 REALIZABLE
11301 Inventarios
1130101 Inventario de materiales
1130102 Inventario de mercaderías central
1130102 Inventario de mercaderías deposito 1
1130103 ......

12 ACTIVO FIJO
121 TERRENOS
122 EDIFICIOS
123 MUEBLES Y ENSERES
124 MAQUINARIA Y EQUIPO
125 VEHICULOS
126 EQUIPO DE COMPUTACION

13 ACTIVO TRANSITORIO
131 MERCADERIAS EN TRANSITO
13101 Importaciones con acreditivos
1310101 Importación Nº ......
1310102 Importación Nº......
132 ALQUILERES PAGADOS POR ANTICIPADO
133 SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO.
134 IMPUESTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
1341 Crédito Fiscal I.V.A.
1342 ......

14 OTROS ACTIVOS
141 INVERSIONES
14101 Acciones Telefónicas
14102 Inversiones en otras empresas

15 CUENTAS DE ORDEN
151 Mercaderías recibidas en consignación
152 Gastos de organización
153 Gastos de instalación.

2 PASIVO
21 PASIVO CORRIENTE

211 PRESTAMOS POR PAGAR
21101 Hipotecas por pagar corto plazo
2110101 Hipoteca # por
2110102 Hipoteca # por
21102 Prestamos por pagar Corto Plazo
2110201 préstamo # por
2110202 préstamo # Por

212 CUENTAS POR PAGAR
21201 Varios por pagar
213 SUELDOS POR PAGAR
21301 Sueldos y salarios
214 IMPUESTOS POR PAGAR
21401 Débitos I.V.A.
21402 Impuesto a las Transacciones (I.T)
21403 I.U.E. por pagar
215 ..........

22 PASIVO A LARGO PLAZO
221 Hipotecas por pagar a largo plazo
22101 Hipoteca # por
22102 hipoteca # por
222 Prestamos por pagara a largo plazo
22201 préstamo # por
22202 ........

23 PROVISIONES Y PREVISIONES Y DEPREC. ACUMULADAS
231 provisión para aguinaldos
232 previsión para indemnizaciones
233 ...................
234 DEPRECIACIONES ACUMULADAS.
23401 Dep. Acum. Edificios
23402 Dep. Acum. Muebles y enseres
23403 ...............

24 CAPITAL CONTABLE
241 Capital Sr. xxx
242 Ajuste Global del patrimonio
243 Resultados acumulados
(Resultados anterior gestión
+ - Resultado de la gestión

25 CUENTAS DE ORDEN
251 Comisiones por pagar
252 Consignaciones
253 Garantías prendarias

3 EGRESOS
31 COSTO DE VENTAS DE BIENES O SERVICIOS
311 ................
32 GASTOS DE OPERACION
321 GASTOS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN
32101 Sueldos y Salarios
32102 Cargas Sociales
32103 Alquileres
32104 Honorarios profesionales
32105 Seguros
32106 Impuesto a las transacciones
32107 Perdidas en cuentas dudosas
32108 Gastos generales varios

322 DEPRECIACIONES Y CASTIGOS
32201 Depreciación Edificios
32202 Depreciación Muebles y Enseres

323 GASTOS DE COMERCIALIZACION
32301 Sueldos y Salarios
32302 Gastos Generales varios
32303 publicidad
32304 Comisiones

324 OTROS EGRESOS
32401 ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes
32402 Diferencias de cambio (deudor)

4 INGRESOS

41 INGRESOS DE OPERACION
411 Ventas
412 .........
42 OTROS INGRESOS
421 Intereses Ganados
422 Comisiones Ganadas
423 Ajuste por inflación y tenencia de bienes
424 Diferencia de Cambio
425 ..................